为进一步规范档案保管行为，提高档案管理水平，确保档案安全、齐全、完整，特制定本制度。

　　一、档案保管工作必须贯彻“预防为主，防治结合”的方针。

　　二、本局各种门类和载体档案必须集中到综合档案室统一管理，确保档案的完整和安全。       

　　三、档案库房要具备防盗、防火、防潮、防强光、防尘、防高温、防有害生物和防污染等基本条件和良好的卫生环境，严禁在库房堆放杂物。管理人员要经常进行检查，发现隐患及时排除。

　　四、坚持库房温湿度记录，掌握其变化的规律和特点，做好控制与调节工作，保持适当的温度 (14℃一24℃)和相对湿度(40％一60％)。

　　五、存放档案必须用符合标准的专用箱柜，按不同门类和载体分别排列，做到排列有序，方便查找，箱柜内应放置防虫防霉药品并保证药效。

　　六、档案管理人员要按照统计表对室藏档案进行定期或不定期的核对检查，查对有无丢失、短少、混乱情况，并注意检查虫害霉变破损等情况，对发现问题要及时采取各种补救措施，保持完好无损，做到统计帐中与室藏帐物相符。

　　七、做好档案的收进移出登记和统计工作，做到帐物相符，底数清楚，建立健全全宗卷。

　　八、严防烟火，谨慎用电，定期检查电路及防火器材的完好，消除各种隐患，严禁在库房周围存放易燃易爆物品。

　　九、要爱护和管理好库房内各种设施，做好日常防尘工作、保持室内外清洁卫生。未经领导批准不得擅自移出或转借他人。

　　十、坚持查借阅登记，遵守保密纪律，确保档案齐全、安全。

　　十一、发现档案破损褪变要及时进行修复整理，充分发挥保护设备设施的作用，实现科学管理，最大限度地延长档案寿命。

　　十二、档案人员应刻苦钻研档案保护技术，不断提高科学管理水平。　

临沧市工商局档案利用制度

　　为了大力开发档案信息资源，使档案更有效地为本局工作服务。根据《档案法》有关规定，特制定本制度。

　　第一条本局档案信息资源的开发利用，坚持既要积极主动，又要严格执行保密和审批手续的原则。

　　第二条严格审批手续

　　(一)查阅局党组会议、局长办公会议、局务办公会议记录，原则上不外借，必须分别报经党组书记、局长批准后，方可借阅。查阅时，由档案人员代查摘抄有关内容，查阅者不得直接阅读和摘抄。

　　(二)查阅绝密文件、档案材料，必须经分管领导审核，报请主要领导审批后，方可查阅，查阅者必须在指定的阅档室查阅。

　　(三)查阅机密级文件、档案资料，必须经办公室主任或副主任审核，报经分管领导批准后，方可查阅。

　　(四)查阅秘密级以下文件、档案资料，必须由办公室主任或副主任批准后，方可查阅。

　　(五)查阅会计档案，须经财务室负责人同意，并经分管领导批准后，方可查阅;除本局财务人员需要外，其他人员只限在本局阅档室查阅，并由会计、档案人员陪同查阅，不得借出;外单位查阅本局会计档案，档案原件不得借出，如有特殊需要，须报经局领导审核，并报经财政部门批准后，方可借出，要限期归还。

　　(六)外单位来查阅本局档案，须持本机关、单位介绍信，写明查档者姓名、身份，查档的内容及范围。并按上述规定审批后，方可查找。档案不外借、只限在阅档室查阅。

　　第三条要维护档案完整、安全和确保机密。

　　(一)档案利用者应遵守国家保密规定，不得泄露属于国家秘密的档案内容;不得涂改、伪造、损毁、丢失档案;不准窃取档案。若发生上述情况，按《档案法》、《保密法》及有关规定处理。

　　(二)查档时，不得在查档桌上抽烟、喝水，以免污损档案;不得在档案材料上画圈、画线、勾画、批涂等标记;不准拆散，剪裁档案材料，以保持档案材料的历史原貌。

　　(三)摘抄下来的秘密档案材料，须妥善保存;对秘密级以上的档案材料，原则上不准原文复印或拍照，确属工作需要，须报经本局领导审批后，方可复制，用毕后按归档和销毁制度处理。

　　(四)未经本局领导同意，任何单位和个人不得原文公布本局档案室摘抄、复制的档案材料。

　　(五)本局档案管理人员，应对查阅后归还的档案资料当面清点，逐卷逐页核对，如发现问题或造成档案有不完整齐全现象，应及时向领导报告，并按照有关规定，追查责任。

　　第四条经批准的查档者，要在《借阅档案登记薄》上填写有关内容，用毕后，档案管理人员应在有关栏目内注销，并及时将档案存放入柜。

　　第五条档案室向利用者提供档案的同时，应视其情况附一张《档案利用效果登记表》，由利用者填写表后，向档案室反馈，以便统计和反映档案利用效果。

临沧市工商行政管理局电子文件

归档管理制度

　　第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《云南省电子公文归档管理暂行办法》等有关规定，制定本办法。

　　第二条本办法所称的电子公文，是指本机关、本部门在计算机局域网络和办公自动化应用系统中经处理后形成的具有规范式的公文的电子数据。

　　第三条指定专人负责本机关的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和档案人员的岗位职责。

　　第四条市局信息中心指导电子公文的形成、收集、整理和归档工作。

　　第五条在公文的归档范围及保管期限，参照《临沧工商行政管理局档案分类方案及保管期限表》进行划定。

　　第六条必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

　　第七条需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

　　第八条归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上，归档保存的电子公文一般不加密，必须机密的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。                          

　　第九条归档的电子文件，应按临沧市工商局档案分类方案进行分类、整理，并拷贝在耐久性好的载体上，一式三套，一套保管，一套提供利用，一套移交档案部门。

　　第十条市局档案人员应加强对归档电子公文的管理，严格遵守国家有关保密规定，会同局信息中心妥善解决好涉密电子公文的安全保密措施。

　　第十一条超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行物理删除，并列出销毁清册目录存档备查。

　　第十二条本制度自发文之日起执行。

临沧市工商行政管理局企业档案

移交管理制度

　　为进一步规范企业档案移交行为，提高企业档案管理，制定本制度。

　　一、企业个体科形成的企业注销档案、企业吊销档案，应及时以卷宗的形式移交局机关档案室统一保管，现行企业档案由企业个体科自行保管。

　　二、移交人员要认真填写移交清册，完善移交手续。

　　三、企业档案移交时，要与企业档案案卷目录一并移交综合档案室。

　　五、本制度自成文之日起执行。